Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1.Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de tus datos personales es:

En esta política, “KIACC”, “nosotros” o “la empresa” se refieren a KIACC Administración de Cuentas Claves S.A.S. “Tú” o “el titular” se refiere a la persona natural cuyos datos tratamos.

2.Marco legal y alcance

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 en lo que resulte aplicable, la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico, la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), la Ley 2300 de 2023 sobre canales y horarios de contacto, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Aplica a todos los datos personales que KIACC trate en Colombia o desde Colombia, obtenidos a través de:

• El sitio web kiacc.com.co y sus subdominios.
• Canales de mensajería como WhatsApp, Facebook Messenger e Instagram, incluidos los atendidos por agentes de inteligencia artificial.
• Anuncios y formularios en Meta (Facebook e Instagram), Google (Search, YouTube, Display), TikTok y LinkedIn.
• Correo electrónico, llamadas, reuniones, eventos y visitas técnicas a plantas.
• La relación contractual con clientes, proveedores y aliados.

3.Definiciones

• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. En este caso, KIACC.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable (por ejemplo, un proveedor de hosting o de mensajería).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta de KIACC.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, salud, biometría, orientación política o religiosa).

KIACC aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4.Datos que recolectamos

Según cómo interactúes con nosotros, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

No te pedimos más datos de los necesarios para la finalidad respectiva. Si nos compartes datos de terceros (por ejemplo, de un colega), declaras que cuentas con su autorización para hacerlo.

5.Finalidades del tratamiento

Tratamos tus datos para las siguientes finalidades:

a) Atención y prestación del servicio

• Responder tus mensajes, consultas y solicitudes por cualquier canal, incluidos los agentes de inteligencia artificial.
• Agendar conversaciones, reuniones y visitas técnicas.
• Elaborar diagnósticos, cotizaciones, propuestas y el Informe de Decisión.
• Ejecutar el contrato, coordinar el servicio y dar soporte posterior.
• Facturar, gestionar pagos y cartera, y cumplir obligaciones contables y tributarias.

b) Mercadeo y publicidad (con tu autorización)

• Enviarte información comercial, contenido educativo, invitaciones a eventos, novedades y ofertas de KIACC por correo electrónico, WhatsApp, SMS, redes sociales o llamadas.
• Mostrarte publicidad personalizada y de remarketing en Meta, Google, TikTok, LinkedIn y otras plataformas.
• Crear audiencias personalizadas y audiencias similares en plataformas publicitarias a partir de datos cifrados (hash) o de identificadores de navegación.
• Medir la efectividad de las campañas y atribuir conversiones.
• Hacer encuestas de satisfacción y estudios de mercado.

c) Mejora y seguridad

• Analizar el uso del sitio y de los canales para mejorar contenidos, servicios y la calidad de las respuestas de los agentes de IA.
• Prevenir fraude, spam y usos indebidos, y proteger la seguridad de nuestros sistemas.

d) Cumplimiento legal

• Atender requerimientos de autoridades, ejercer o defender derechos y cumplir obligaciones legales.

Puedes oponerte en cualquier momento a las finalidades de mercadeo y publicidad sin que eso afecte la prestación del servicio que hayas contratado.

6.Agentes de inteligencia artificial

KIACC usa agentes de inteligencia artificial (IA) para atender al público en canales como WhatsApp, Messenger, Instagram y el sitio web. Sobre su uso:

• Transparencia: cuando hables con un agente de IA te lo indicaremos. Puedes pedir en cualquier momento que te atienda una persona.
• Qué hace el agente: responde preguntas frecuentes, recoge la información básica de tu necesidad, agenda conversaciones y te dirige al equipo humano cuando corresponde.
• Qué datos usa: los mensajes y archivos de la conversación y los datos de contacto que la plataforma comparte. Esa información se procesa con proveedores de modelos de lenguaje que actúan como encargados de KIACC, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad.
• Sin decisiones automatizadas con efectos jurídicos: los agentes no toman por sí solos decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre ti. Las cotizaciones, contratos y recomendaciones técnicas siempre las valida una persona de KIACC.
• Limitaciones: las respuestas automatizadas pueden contener errores. No sustituyen el diagnóstico técnico ni el Informe de Decisión.
• Recomendación: no compartas datos sensibles, contraseñas ni datos financieros completos por estos canales.

7.Datos obtenidos a través de plataformas de Meta

Cuando nos escribes por WhatsApp, Facebook Messenger o Instagram, o respondes un formulario de anuncios de Facebook o Instagram, Meta nos comparte, según el caso: tu nombre de perfil, tu número de teléfono (WhatsApp), el identificador de usuario asignado por la plataforma, el contenido de los mensajes y las respuestas del formulario.

• Usamos esos datos solo para responderte, prestar el servicio que solicitas y, si lo autorizas, enviarte comunicaciones comerciales.
• No vendemos los datos obtenidos de las plataformas de Meta ni los compartimos con terceros para que hagan su propia publicidad.
• Los tratamos de conformidad con las Condiciones de la Plataforma de Meta y las políticas de WhatsApp Business.
• Puedes pedir su eliminación en cualquier momento siguiendo las instrucciones de eliminación de datos.

Meta trata además tus datos como responsable independiente según su propia política: Política de privacidad de Meta y Política de privacidad de WhatsApp.

8.Publicidad, cookies y píxeles

Nuestro sitio puede usar cookies y tecnologías similares (píxeles, etiquetas y SDK) propias y de terceros:

Estos proveedores pueden recolectar identificadores de tu navegador o dispositivo y combinarlos con otros datos que tengan sobre ti, según sus propias políticas. Puedes controlar la publicidad personalizada aquí:

• Google: Mi centro de anuncios y el complemento de inhabilitación de Google Analytics.
• Meta: Preferencias de anuncios.
• LinkedIn: Preferencias de publicidad.
• TikTok: en la app, Configuración y privacidad › Privacidad › Anuncios.

También puedes bloquear o borrar cookies desde la configuración de tu navegador. Si lo haces, algunas funciones del sitio pueden no operar correctamente.

9.Comunicaciones comerciales

• Solo te enviamos comunicaciones comerciales por correo, WhatsApp, SMS o llamadas si nos autorizaste o si ya tienes una relación comercial con nosotros y no te has opuesto.
• Cada correo incluye un enlace para darte de baja. Por WhatsApp puedes responder “BAJA” en cualquier momento.
• Respetamos los canales que autorices y los horarios previstos en la Ley 2300 de 2023: lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m.; nunca domingos ni festivos.
• Respetamos el Registro de Números Excluidos (RNE) de la Comisión de Regulación de Comunicaciones para llamadas y SMS.

10.Encargados, transmisiones y transferencias

Para operar, KIACC se apoya en proveedores que actúan como encargados del tratamiento. Pueden estar ubicados fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos o la Unión Europea:

• Alojamiento web, seguridad y red de entrega de contenidos (por ejemplo, Cloudflare).
• Correo electrónico y productividad (por ejemplo, Zoho).
• Mensajería y plataformas sociales (Meta: WhatsApp Business Platform, Messenger, Instagram).
• Herramientas de atención al cliente, CRM y automatización de procesos.
• Proveedores de modelos de lenguaje e inteligencia artificial.
• Plataformas de publicidad, analítica y email marketing (Meta, Google, TikTok, LinkedIn y similares).
• Asesores contables, jurídicos y tributarios.

Cuando hay transmisión internacional, la hacemos mediante contratos de transmisión o cláusulas equivalentes que obligan al encargado a tratar los datos solo según nuestras instrucciones y con medidas de seguridad adecuadas, conforme a los artículos 2.2.2.25.5.1 y siguientes del Decreto 1074 de 2015.

No vendemos ni alquilamos tus datos personales. Solo los compartimos con autoridades cuando una norma o una orden lo exija.

11.Datos sensibles y menores de edad

KIACC no solicita datos sensibles. Si en algún caso fueran necesarios, te informaremos que no estás obligado a suministrarlos y pediremos tu autorización explícita.

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y profesionales. No recolectamos intencionalmente datos de niñas, niños o adolescentes. Si detectamos que los hemos recibido, los eliminaremos.

12.Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste, salvo los casos en que la ley no la exige.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que hemos dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante KIACC.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a tus datos personales.

Estos derechos los puede ejercer el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

13.Procedimiento para consultas y reclamos

El área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos es la Gerencia de KIACC, a través de:

Tu solicitud debe incluir: nombre completo, medio de contacto para la respuesta, descripción clara de lo que pides y, en caso de reclamo, los documentos que quieras hacer valer. Podemos pedirte información adicional para verificar tu identidad.

Consultas

Las atenderemos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria)

Los atenderemos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo completes, entenderemos que desististe.

Para eliminar tus datos de forma rápida, consulta la página de eliminación de datos.

14.Conservación de los datos

• Prospectos y contactos comerciales: mientras exista interés comercial y hasta dos (2) años después del último contacto, salvo que antes pidas su supresión.
• Conversaciones con agentes de IA y mensajería: hasta dos (2) años desde la última interacción, salvo que antes pidas su supresión.
• Clientes: durante la relación contractual y el tiempo que exijan las normas comerciales, contables y tributarias (hasta diez (10) años para los soportes contables, según el Código de Comercio).
• Cookies y píxeles: durante el tiempo indicado por cada proveedor o hasta que las borres.

Cumplido el plazo, eliminamos o anonimizamos los datos.

15.Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos contra acceso no autorizado, pérdida, adulteración o uso fraudulento. Entre ellas: conexiones cifradas (HTTPS), control de accesos por rol, autenticación en las herramientas, proveedores con estándares reconocidos de seguridad y deberes de confidencialidad para colaboradores y encargados. Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que comprometa tus datos, lo reportaremos a la SIC y te informaremos cuando corresponda.

16.Autorización

Obtenemos tu autorización por medios que permitan su consulta posterior:

• Por escrito o en formularios web o de anuncios con casilla de aceptación.
• Por mensaje: al escribirnos por WhatsApp, Messenger o Instagram después de conocer el aviso de privacidad.
• Por conductas inequívocas, como entregarnos tu tarjeta de presentación o inscribirte a un evento.

No se requiere autorización para datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos, ni cuando lo ordene una autoridad, según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

17.Cambios a esta política y vigencia

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, de servicios o de herramientas. Los cambios sustanciales te los comunicaremos por este sitio o por el medio de contacto que nos hayas dado, antes de que empiecen a aplicarse. Si el cambio afecta la finalidad del tratamiento, pediremos de nuevo tu autorización.

Esta política rige desde el 16 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras KIACC desarrolle su objeto social y durante los plazos de conservación descritos.